जानिए ऑडिट ट्रेल क्या है? यह आपके व्यवसाय को कैसे प्रभावित करता है?

क्या आपको पता है कि आगामी 1 अप्रैल से कंपनियों के लेन-देन के ऑडिट ट्रेल को रिकॉर्ड करने के लिए नए नियम लागू होंगे। यदि नहीं तो पूरी जानकारी अपडेट कीजिए और तदनुरूप ही निर्णय कीजिए। दरअसल, ऑडिट ट्रेल का मतलब है हर एंट्री की तारीख और उसमें बदलाव के रिकॉर्ड सुरक्षित रखना। कहने का तात्पर्य यह कि यदि बैक डेट में एंट्री की जा रही हो तो उसका रिकॉर्ड भी होना चाहिए कि सम्बन्धित एंट्री किस तारीख को की जा रही है। वाकई, इस सॉफ्टवेयर में सभी बदलाव का रिकॉर्ड मिल जाएगा। 

एक कर सलाहकार के अनुसार, अभी एकाउंटिंग में बदलाव कर टैक्स संबंधी या अन्य कमियों को छुपाया जा सकता था, पर 1 अप्रैल 2021 से यह रास्ता भी बंद हो जाएगा। इस प्रकार सिस्टम में नंबर 2 की कमाई पर लगाम लगाने का यह प्रभावी जरिया है। बता दें कि कागज में हेरफेर यानी गड़बड़ी कर सरकार को चपत लगाने वाले कारोबारी सतर्क हो जाएं।

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केंद्र सरकार की नई रणनीति के मुताबिक, अब आपका कंप्यूटर ही आपकी जासूसी करेगा। उसमें आपके खाते से जुड़े एक एक लेनदेन और बदलाव की अपने आप रिकॉर्डिंग हो जाएगी। इससे नंबर दो के कारोबार पर रोक लगेगी। कारपोरेट मामलों के मंत्रालय ने इस सम्बन्ध में अधिसूचना जारी किया है। जिसके मुताबिक, 1 अप्रैल 2021 से कंपनियों के लेनदेन के ऑडिट ट्रेल को रिकॉर्ड करने के लिए नए नियम लागू होंगे। 

इस नए नियम के मुताबिक, जो कंपनी अपनी अकाउंटिंग के लिए अकाउंटिंग सॉफ्टवेयर का उपयोग करती है, उन्हें सिर्फ ऐसे सॉफ्टवेयर का ही उपयोग करना होगा जिसमें हर लेन-देन के ऑडिट ट्रेल को रिकॉर्ड करने की सुविधा हो। वहीं, खाते में किए हुए प्रत्येक बदलाव का एडिट लॉग भी बन जाएगा। इसमें बदलाव की तारीख का भी रिकॉर्ड रखा जाएगा। जिससे यह भी सुनिश्चित होगा कि ऑडिट ट्रेल हटाया न जा सके। 

बता दें कि अभी सॉफ्टवेयर में ऑडिट ट्रेल का प्रावधान नहीं होने से विभाग को यह पता नहीं चल पाता था कि सॉफ्टवेयर में एंट्री कब हुई है। यही नहीं, पहले से की हुई एंट्री का भी पता नहीं लग पाता था। इससे कंपनी में होने वाले फ्रॉड या अनियमितता को ट्रेस नहीं किया जा सकता था। यही वजह है कि सरकार ने नीतिगत स्तर पर बदलाव किया है।

इसलिए हम आपको बताएंगे कि ऑडिट ट्रेल क्या है और यह आपके व्यवसाय को कैसे प्रभावित करता है? क्योंकि, एक व्यवसाय के स्वामी के रूप में, आप अपनी कंपनी के लेनदेन को रिकॉर्ड करने के लिए जिम्मेदार हैं। और अपनी प्रविष्टियों का समर्थन करने के लिए, आपको पर्याप्त दस्तावेज रखने चाहिए। यह लेखांकन दस्तावेज आपके व्यवसाय के लिए ऑडिट ट्रेल के रूप में कार्य करता है। ऑडिट ट्रेल क्या है और यह आपके छोटे व्यवसाय के लिए क्यों आवश्यक है, यह जानना आज हर किसी के लिए जरूरी हो चुका है।

# लेखांकन में एक ऑडिट ट्रेल क्या है?

ऑडिट ट्रेल दस्तावेजों का एक सेट है जो आपके लेखांकन पुस्तकों में आपके द्वारा रिकॉर्ड किए गए लेनदेन को मान्य करता है। आपका निशान एक लेखांकन लेनदेन को उसके स्रोत को ट्रैक और सत्यापित करने में मदद करता है। जब आप अपनी पुस्तकों में लेनदेन रिकॉर्ड करते हैं, तो आप अपने व्यवसाय के लेनदेन और घटनाओं पर प्रविष्टियों को आधार बनाते हैं। घटनाओं में खरीद, बिक्री और खर्च जैसी चीजें शामिल हो सकती हैं।

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लिहाजा, ऑडिट ट्रेल में प्रत्येक रिकॉर्ड में इस बात की जानकारी शामिल होती है कि ईवेंट क्या था, किसने ईवेंट बनाया और घटना किस दिन, किस समय हुई। लेन-देन के आधार पर, गतिविधि का समर्थन करने के लिए प्रलेखन में एक दस्तावेज या दस्तावेजों की एक श्रृंखला शामिल हो सकती है। दस्तावेज़ों के कुछ उदाहरण जिन्हें आपको शामिल करने की आवश्यकता है:- क्रय आदेश, व्यापारिक चालान, लिखित अनुमान, लेनदेन से पत्राचार (जैसे, ईमेल) आदि। कई व्यवसाय यह सत्यापित करने के लिए ऑडिट ट्रेल्स का उपयोग करते हैं कि लेखा प्रविष्टि सही है या नहीं। आमतौर पर ऑडिट ट्रेल्स का उपयोग करने वाले उद्योगों में स्वास्थ्य, वित्तीय, लेखा और आईटी उद्योग शामिल हैं।

# ऑडिट ट्रेल का उदाहरण

मान लीजिए कि आपकी बेकरी को एक नया वितरण वाहन खरीदने की आवश्यकता है। आप वाहन के प्रकार के साथ-साथ मूल्य सीमा को अधिकृत करते हुए खरीद आदेश का अनुरोध कर सकते हैं। यदि आपके व्यवसाय में खरीद आदेश प्रणाली नहीं है, तो आपको कार डीलरशिप से लिखित अनुमान प्राप्त हो सकता है।

एक बार बेकरी वाहन खरीदने के बाद, ऑटो डीलरशिप आपको बिक्री का बिल देती है जो वाहन के प्रकार, खरीद राशि और खरीद की शर्तों जैसी चीजें दिखाती है। आपके वाहन खरीद के दौरान आपके द्वारा प्राप्त किए गए दस्तावेज़ वाहन के ऑडिट ट्रेल का हिस्सा बन जाते हैं। अपनी व्यावसायिक पुस्तकों में खरीदारी रिकॉर्ड करें और अपने रिकॉर्ड में प्रलेखन रखें।

# ऑडिट ट्रेल होने का महत्व

संपूर्ण ऑडिट ट्रेल होने से, ऑडिटर या निवेशकों जैसे व्यक्तियों को साबित होता है कि आपकी पुस्तकों में जानकारी मान्य है। ऑडिट ट्रेल की स्थापना आईआरएस के रिकॉर्डकीपिंग के मानकों के साथ आपके व्यवसाय के अनुरूप है। आप अपने ऑडिट ट्रेल का उपयोग खातों को समेटने, अपने व्यवसाय के बजट की योजना बनाने और जोखिमों के प्रबंधन में मदद करने के लिए भी कर सकते हैं। यह कोई रहस्य नहीं है कि लेखांकन, लेखा परीक्षा निशान होने के लिए कई भत्ते हैं। पांच तरीकों पर एक नज़र डालें जो एक ऑडिट ट्रेल आपके व्यवसाय को लाभ पहुंचा सकते हैं।

# रोकता है धोखाधड़ी को

ऑडिट ट्रेल का एक मुख्य उद्देश्य धोखाधड़ी का पता लगाने और उसे रोकने में मदद करना है। जब आपके पास दस्तावेजों का एक निशान होता है जो लेखांकन लेनदेन को मान्य करता है, तो आप यह साबित कर सकते हैं कि आपका लेनदेन वैध है। दरअसल, लेनदेन की वैधता साबित करने के अलावा, सभी व्यावसायिक गतिविधियों के लिए ऑडिट ट्रेल होने से धोखाधड़ी के जोखिम को कम करने में मदद मिलती है। सख्त आवश्यकताओं के साथ, कर्मचारियों को पता चल जाएगा कि आप धोखाधड़ी की गतिविधि के लिए उनके काम की निगरानी करते हैं और महसूस करते हैं कि धोखाधड़ी किसी का ध्यान नहीं जाएगा।

# लेखा परीक्षकों की करता है मदद

ऑडिट ट्रेल होने से न केवल आपको लेनदेन को ट्रैक करने में मदद मिलती है, बल्कि ऑडिटर और अन्य कर्मियों को गतिविधियों को खोजने और सत्यापित करने की सुविधा मिलती है। ऑडिट ट्रेल्स ऑडिट प्रक्रिया को शामिल करने वाले सभी लोगों के लिए त्वरित और आसान बनाते हैं। और, वे एक ऑडिट की तैयारी कम तनावपूर्ण करते हैं।

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उदाहरण के लिए, एक ऑडिटर आपकी पुस्तकों में एक असामान्य लेनदेन देख सकता है और इसकी सटीकता पर सवाल उठा सकता है। ऑडिट ट्रेल के साथ, ऑडिटर इस बात का निर्धारण करने के लिए कि क्या वैध है या नहीं, यह निर्धारित करने के लिए सहायक दस्तावेज (जैसे, इनवॉइस) को देख सकते हैं।

# बढ़ाता है सटीकता

यदि आप अपने वित्तीय रिकॉर्ड की सटीकता को बढ़ाना चाहते हैं, तो ऑडिट ट्रेल होना एक अच्छा तरीका है। ऑडिट ट्रेल्स आपकी वित्तीय रिपोर्ट और रिकॉर्ड की सटीक जानकारी सुनिश्चित करने में मदद करते हैं। यदि आपके रिकॉर्ड गलत हैं, तो व्यापार मालिकों, निवेशकों और उधारदाताओं के पास ध्वनि निर्णय लेने के लिए सटीक वित्तीय जानकारी नहीं होगी। अपने आप को अपने व्यवसाय के वित्त का एक स्पष्ट स्नैपशॉट देने के लिए और यह सुनिश्चित करने के लिए कि आपकी पुस्तकें सही हैं, ऑडिट ट्रेल का उपयोग करके अपने लेन-देन पर नज़र रखें। 

# खो गया लेन-देन 

यदि आपको अपनी पुस्तकों में एक निश्चित लेन-देन करने में परेशानी हो रही है, तो ऑडिट ट्रेल आपकी मदद कर सकता है। कहते हैं कि आप एक लेन-देन के बारे में कुछ नहीं जानते, सिवाय उस दिन के जो हुआ था। आप लेन-देन को ट्रैक करने और इसके बारे में अन्य महत्वपूर्ण जानकारी (जैसे, खरीद राशि) का पता लगाने के लिए अपने ऑडिट ट्रेल का उपयोग कर सकते हैं। यहां तक कि अगर आप किसी भी लेन-देन का ट्रैक नहीं खोते हैं, तो ऑडिट ट्रेल होने से आपको यह जानने में मन की शांति मिल सकती है कि आप आवश्यक होने पर लेनदेन का पता लगा सकते हैं।

# आपदा वसूली में करता है मदद

यदि कोई आपदा आपके व्यवसाय (जैसे, बाढ़ आदि) से टकराती है, तो आपको तैयार रहना होगा। यदि कोई आपदा होती है तो ऑडिट ट्रेल्स आपको क्षतिग्रस्त या लापता जानकारी को एक साथ टुकड़े करने का अवसर देते हैं। एक ऑडिट ट्रेल आपको अवधि के लिए अपने व्यवसाय के लेनदेन को फिर से बनाने में मदद कर सकता है। यह सुनिश्चित करने के लिए कि यदि कोई आपदा होती है, तो आपका ऑडिट ट्रेल बरकरार रहेगा, अपने सभी रिकॉर्ड का बैकअप लेना सुनिश्चित करें। आप अपने दस्तावेज़ के कागज और इलेक्ट्रॉनिक प्रतियां दोनों को क्लाउड में रखने पर विचार कर सकते हैं। इस तरह, आपदा के दौरान आपका ऑडिट ट्रेल पूरी तरह से नष्ट नहीं होगा। 

# पेपरलेस ऑडिट ट्रेल्स

कुछ व्यवसाय अपने लेन-देन ऑडिट ट्रेल की कागजी प्रतियां जमा कर सकते हैं, जबकि अन्य पेपरलेस प्रणाली का विकल्प चुन सकते हैं। यदि आप पेपरलेस रूट पर जाने का निर्णय लेते हैं, तो आप अपने पेपर अकाउंटिंग रिकॉर्ड को स्टोर करने के लिए जगह खोजने से बच सकते हैं। आपको भंडारण की आपूर्ति (जैसे, अलमारियाँ और फ़ोल्डर्स) पर अतिरिक्त धन खर्च करने के बारे में चिंता करने की ज़रूरत नहीं है।

दूसरी ओर, आपको अपने ऑडिट ट्रेल के लिए पेपरलेस फाइलिंग सिस्टम का उपयोग करते समय भी सतर्क रहना होगा। इलेक्ट्रॉनिक रूप से दस्तावेजों को सहेजते समय, उनके अनुसार लेबल करें। व्यवस्थित रहने के लिए और किसी भी फाइल को खोने से बचाने के लिए, लगातार अपनी फ़ाइलों को लेबल करें और उन्हें कालानुक्रमिक क्रम में रखें।

चाहे आप ऑडिट ट्रेल दस्तावेजों को फाइलिंग कैबिनेट में या इलेक्ट्रॉनिक रूप से संग्रहीत करते हैं, आपको अपने रिकॉर्ड को व्यवस्थित रखने की आवश्यकता है। इस तरह, आप एक क्षण के नोटिस पर लेखांकन लेनदेन से प्रलेखन का पता लगा सकते हैं और देख सकते हैं।

- कमलेश पांडेय

वरिष्ठ पत्रकार व स्तम्भकार